Cada vez mais vivemos num mundo dinâmico e exigente, com muitas demandas, tarefas, prazos e cobranças. Precisamos alinhar as atividades da vida pessoal com as da vida profissional. Quando não conseguimos esse alinhamento, acabamos frustrados, irritados, mal-humorados e, em alguns casos, afetando nossa saúde mental e emocional, aparecendo sinais de estresse, síndrome de Burnout, procrastinação, entre outros.
Costumamos dizer que o tempo está passando muito rápido e, assim, não conseguimos concluir todas as atividades necessárias. Mas a verdade é que os dias continuam tendo 24 horas e os anos com os mesmos números de dias. Mesmo que não seja uma tarefa fácil, precisamos aproveitar o tempo da melhor forma, buscando estratégias, tecnologia e maior conhecimento nesse assunto.
A gestão do tempo se tornou ainda mais fundamental para que a rotina flua com naturalidade e as tarefas não fiquem acumuladas. Ela ajuda no planejamento e execução do controle do tempo gasto com determinadas atividades. Tendo mais consciência da quantidade de tempo para cada tarefa, conseguimos mais organização, evitando atrasos e diminuindo os problemas de saúde que possam aparecer.
Organização das Tarefas
A organização das tarefas é a prioridade. Devemos ter em mente o que deve ser feito primeiro, adiado, cancelado ou até mesmo excluído. Existem algumas técnicas para gerenciar o tempo, o ideal é conhecer todas elas e aplicar aquela que se encaixar melhor na nossa rotina.
Cinco Técnicas para Melhorar a Gestão do Tempo
- Técnica dos 5 Minutos:
- Essa técnica pode ser usada até nas tarefas domésticas e em outras tarefas pequenas do dia a dia. Ela é simples: consiste em pensar se o que tem para fazer pode ser feito em cinco minutos, então fazermos imediatamente e respeitando a regra.
- Técnica Pomodoro:
- Basicamente, essa técnica consiste em dividir o tempo em blocos. Você vai focar na tarefa por 25 minutos sem distração e muita atenção. Depois desse período, poderá descansar por 5 minutos. Ao fechar quatro blocos dessa técnica, você poderá descansar 15 minutos.
- Técnica Matriz Esforço x Impacto:
- Nessa técnica, as tarefas são divididas em quatro quadrantes: baixo esforço, alto esforço, baixo impacto e alto impacto. No primeiro quadrante, estão as tarefas mais produtivas e com alta prioridade (baixo esforço e alto impacto). No segundo quadrante, estão aquelas tarefas que levam mais tempo para serem realizadas (alto esforço e alto impacto). No terceiro quadrante, são colocadas as tarefas simples e que podem ser adiadas (baixo esforço e baixo impacto). Já no quarto quadrante, estão aquelas tarefas que podem ser excluídas ou feitas apenas em caso extremamente necessário.
- Técnica GTD (Getting Things Done, “a arte de fazer acontecer”):
- Nesse método, o objetivo é organizar as ideias e as tarefas para que seja realizado tudo sem se esquecer de nada. Desde quando recebemos a tarefa até a execução, utilizando o método de registros, conforme segue abaixo:
- Capturar;
- Esclarecer;
- Organizar;
- Refletir;
- Engajar.
- Nesse método, o objetivo é organizar as ideias e as tarefas para que seja realizado tudo sem se esquecer de nada. Desde quando recebemos a tarefa até a execução, utilizando o método de registros, conforme segue abaixo:
- Técnica Matriz GUT:
- A Matriz GUT é baseada em três critérios. A ideia é identificar, dentre as tarefas a serem cumpridas para concluir um projeto, aquelas que devem ser priorizadas, considerando a probabilidade delas se tornarem entraves ou piorarem no curso do seu gerenciamento:
- Gravidade: Analise o impacto que a tarefa vai gerar caso não seja resolvida em tempo;
- Urgência: Tempo disponível que será necessário para concluir a tarefa;
- Tendência: Avalia a tendência se uma tarefa que não foi resolvida tornar-se um problema maior por falta do seu gerenciamento.
- A Matriz GUT é baseada em três critérios. A ideia é identificar, dentre as tarefas a serem cumpridas para concluir um projeto, aquelas que devem ser priorizadas, considerando a probabilidade delas se tornarem entraves ou piorarem no curso do seu gerenciamento:
Dicas para o Dia a Dia
- Faça um planejamento.
- Defina metas e objetivos.
- Priorize tarefas.
- Faça a delegação de tarefas.
- Estabeleça prazos realistas.
- Saiba dizer não.
- Faça uma tarefa por vez.
- Evite procrastinar.
- Identifique vilões.
- Use métodos de gestão.
- Cuidado com as reuniões.
- Antecipe imprevistos.
- Invista em soluções tecnológicas.
Afinal, como dizia o genial Victor Hugo: “A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo.”
Dica de leitura: A Tríade do Tempo – Christian Barbosa.
